NOMOR 05 TAHUN 2013
TENTANG
PENGGUNAAN
APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
PADA INSTANSI PEMERINTAH
Dewasa ini seluruh instansi pemerintah telah memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) sebagai pendukung dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi. Namun dalam perkembangannya, TIK belum dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas, termasuk dalam menunjang administrasi perkantoran. Pemerintah memandang bahwa TIK merupakan salah satu pendorong dalam melaksanakan reformasi birokrasi sehingga pemanfaatannya perlu lebih dikembangkan dan harus dapat memberikan nilai tambah dalam sistem administrasi pemerintahan.
Bahwa sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-20125, telah ditetapkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014. Dalam Road Map tersebut telah ditetapkan tujuan program penataan tata laksana yaitu meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis proses dan mekanisme kerja/prosedur dalam sistem manajemen pemerintahan dengan target meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan dan meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan.
Pemanfaatan TIK termasuk dalam 9 program percepatan reformasi birokrasi yaitu pengembangan sistem elektronik pemerintah (e-government) sesuai dengan Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Untuk mewujudkan pengembangan sistem elektronik pemerintah (e-government), telah ditetapkan kebijakan pengelolaan tata naskah dinas secara elektronik melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE). Hal ini merupakan upaya pemanfaatan teknologi informasi dalam rangka meningkatkan efektifitas dan produktivitas kerja serta tertib administrasi di lingkungan instansi pemerintah.
Implementasi TNDE juga merujuk pada payung hukum Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, yang diuraikan lebih lanjut melalui Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik. Dengan demikian keabsahan dan legalitas siMAYA sebagai implementasi TNDE dalam birokrasi pemerintahan di Indonesia telah memiliki dasar hukum yang kuat. Surat edaran ini dimaksudkan untuk mempercepat penerapan pengelolaan tata naskah dinas secara elektronik yang dikembangkan dalam sistem administrasi perkantoran secara elektronik yang terintegrasi dan tujuan yang ingin dicapai adalah terwujudnya birokrasi modern yang efektif dan efisien di instansi pemerintah.
Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi bekerja sama dengan Kementerian Komunikasi dan Informatika telah mengembangkan sistem administrasi perkantoran secara elektronik yang terintegrasi. Sistem ini disebut dengan siMAYA yaitu Sistem Administrasi Perkantoran siMAYA yang disusun mengacu pada Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik dengan memeprhatikan Peraturan Menteri Komunikasi dn Informatika Nomor 41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007 tentang Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional.
Aplikasi tersebut merupakan sistem yang terhubung dengan jaringan dan dapat diakses oleh semua pengguna dengan cakupan sistem komunikasi eksternal, komunikasi internal, disposisi, dan pembuatan surat dengan templat/borang acu dilengkapi alur kerja untuk surat masuk, disposisi dan surat keluar. Aplikasi memenuhi spesifikasi dasar fungsional dan non fungsional, untuk fungsional dilengkapi dengan manajemen pengguna, agenda surat masuk, agenda surat keluar, manajemen templat/borang acu, pencarian dokumen, sedangkan untuk non fungsional terdiri dari keamanan aplikasi, pencatatan log aktivitas pengguna, fitur penghapusan dan pembatalan dan keamanan penyimpanan dokumen. Dalam hal manajemen templat/borang acu menggunakan format naskah dinas sebagaimana yang diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.
Cara penggunaan aplikasi ini sederhana, mudah, tidak memerlukan keahlian tertentu. Aplikasi tersebut merupakan bentuk nyata penyelenggaraan sistem elektronik melalui pengembangan sistem administrasi perkantoran yang merupakan aplikasi yang dapat meningkatkan keterhubungan dan koordinasi antar kementerian/lembaga dan pemerintah daerah melalui mekanisme birokrasi yang berlaku.
Aplikasi siMAYA ini dapat dimanfaatkan oleh Instansi Pemerintah dengan dua alternatif metode, antara lain:
1. siMAYA Awan
Melalui metode ini seluruh pengguna pada instansi pemerintah dapat langsung memanfaatkan melalui internet dengan menggunakan perangkat teknologi informasi atau perangkat komputer bergerak lainnya secara langsung setelah mendapatkan akun (username dan password) siMAYA. Instansi Pemerintah tidak harus melakukan investasi dan pemeliharaan infrstruktur dan perangkat lunak. Seluruh kebutuhan infrastruktur dasar dan pengembangan aplikasi dilakukan oleh penyedia, dalam hal ini oleh kementerian yang membidangi komunikasi dan informatika.
2. siMAYA Intra
Operasionalisasi metode ini dijalankan melalui instalasi siMAYA pada infrastruktur TIK setiap instansi pemerintah. Pengelola nasional yang dalam hal ini kementerian yang membidangi komunikasi dan informatika melakukan sinkronisasi siMAYA intra dengan siMAYA komputasi awan untuk menjamin interkoneksi dan interrelasi antar siMAYA intra pada seluruh instansi pemerintah.
Setiap instasni pemerintah akan mendapatkan aplikasi siMAYA tanpa dipungut biaya dan harus menunjuk unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi TIK dan/atau kesekretariatan sebagai pengelola teknis dan administratif terkait dengan instansinya. Di tingkat nasional pengelolaan siMAYA dikoordinasikan oleh kementerian yang membidangi komunikasi dan informatika.
Untuk dapat menggunakan layanan siMAYA setiap Pegawai Negeri Sipil harus memiliki akun siMAYA sesuai dengan struktur organisasinya. Akun ini dikelola oleh pengelola instansi pemerintah. Tanpa menggunakan akun Pegawai Negeri Sipil tidak bisa memanfaatkan fitur-fitur siMAYA. Operasionalisasi siMAYA menggunakan sistem keamanan informasi yang terjamin, sehingga keamanan transaksi dan data pengguna serta instansi pemerintah terlindungi. Dukunganlayanan dilakukan melalui helpdesksimaya@mail.kominfo.go.id. Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai siMAYA dapat diakses melalui http://simaya.layanan.go.id/pages/tentang.html.
Diharapkan pada akhir tahun 2014 seluruh instansi pemerintah telah menerapkan siMAYA sebagai sistem administrasi perkantoran maya yang terintegrasi dan akan dilakukan evaluasi setiap tahun.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 27 Mei 2013
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
ttd
AZWAR ABUBAKAR
No comments:
Post a Comment