Rencana Kerja Pokja Tatalaksana Reformasi Birokrasi

Dalam rangka pelaksanaan Reformasi Birokrasi, telah dibentuk 8 Pokja (Kelompok Kerja). Salah satunya adalah Pokja Penataan Tatalaksana. Pokja D ini memiliki 2 program dan kegiatan utama, yaitu (1) Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) penyelenggaraan tugas dan fungsi, dan (2) Pembangunan dan pengembangan e-government/e-office.

Untuk periode 2011-2014, kegiatan penyusunan SOP memiliki 6 tahapan, yaitu

1. Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintah
2. Menyusun peta proses-proses penyelenggaraan pemerintahan
3. Melakukan analisis bussiness process
4. Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintah yang akan dibakukan dalam Bussiness Process dan Standard Operating Procedures
5. Menyusun Bussiness Process dan Standard Operating Procedures
6. Melaksanakan Bussiness Process dan Standard Operating Procedures

Sementara itu kegiatan pengembangan e-government/e-office memiliki 4 tahapan, yaitu :

1. Menyusun rencana pembangunan dan pengembangan e-government.
2. Elektronisasi berbagai dokumen penyelenggaraan pemerintahan.
3. Menggunakan intranet untuk distribusi dokumen elektronik, korespondensi internal antar unit kerja (jabatan), file management, database pegawai, manajemen kinerja, email, dll.
4. Menerapkan portal yang mampu: memberikan berbagai informasi kepada pengguna; melaksanakan e-procurement; memberikan links kepada portal lain; pencarian informasi; help desk, dll.

Menjelang tutup tahun 2011, yang perlu disiapkan adalah laporan. Namun laporan yang bagaimana yang harus disiapkan? Menurut hemat kami, jenis keluaran untuk setiap tahapan pengembangan e-government adalah sbb :

1. Master Plan e-Government
2. Laporan?
3. Laporan?
4. Laporan re-disain Website

Penggunaan Intranet

Kondisi infrastruktur intranet tahun 2010 dan 2011 sangatlah berbeda, baik dilihat dari jumlah kawasan yang diinterkoneksi, jumlah komputer yang terjaring, maupun besaran bandwidth yang digunakan. Pada tahun 2010, jumlah kawasan yang mampu diinterkoneksi hanya 3 kawasan kerja, yaitu Kantor Pusat, Pasar Jum'at dan Serpong. Jumlah komputer di ketiga kawasan ini yang terjaring tidak lebih dari 500 unit. Sedangkan bandwidth yang dialokasikan hanya 10 Mbps.

Kondisi tahun 2011 ini sudah berubah drastis dibanding tahun 2010. Jumlah kawasan yang mampu diinterkoneksi sudah menjadi 7 kawasan, yaitu Kantor Pusat, Pasar Jum'at, Serpong, Cipanas, Bandung, Jepara dan Yogyakarta. Tentunya hal ini juga mendongkrak jumlah komputer yang terjaring. Hingga saat ini tidak kurang 1500 unit komputer sudah masuk ke dalam jaringan. Kondisi ini memaksa bandwidth dinaikkan menjadi 30 Mbps.

Peningkatan infrastruktur ini memicu efek multiplier. Saat ini penggunaan email, milis, situs web, tata persuratan elektronik, pertukaran file, sistem informasi berbasis web dan online, dan repositori data sudah menjadi hal yang biasa dan sudah menjadi suatu keniscayaan. Bahkan bagi para peneliti, penggunaan internet sebagai sarana untuk melakukan penelusuran artikel-artikel ilmiah nasional dan internasional sudah menjadi keharusan agar hasil penelitiannya tetap up-to-date.

Keadaan ini memaksa unjuk kerja jaringan komputer menjadi kian kritikal. Gangguan dalam orde menit saja sudah mengganggu irama kerja para penggunanya. Sementara sistem-sistem back-up belum sempat tergarap dan terkelola dengan baik.


Elektronisasi Dokumen Penyelenggaraan Pemerintahan


Elektronisasi mempunyai makna yang sangat luas. Bisa jadi setiap orang memiliki interpretasi atau penafsiran sesuai pengalaman orang tersebut. Kalau boleh dirangkum, penafsiran-penafsiran dari beberapa orang mengenai elektronisasi dokumen penyelenggaraan pemerintahan tampak seperti di bawah ini :

1. Pengubahan berbagai prosedur atau SOP dari format DOC ke format HTML, sehingga masyarakat bisa lebih mudah dalam mengaksesnya.
2. Pembuatan repositori yang berisi Perka, Peraturan, Perundang-undangan dalam format PDF. PDF-nya bisa berasal dari hasil scanning dan bisa berasal dari konversi dari DOC.
3. Tahapan rencana kegiatan elektronisasi dari tahun 2012 hingga 2014
4. Pembuatan sebuah aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
5. Kegiatan akusisi arsip di BSDM, yaitu mengubah dari print-out ke dalam format JPG atau PDF dengan bantuan mesin scanner.
   

Umumnya elektronisasi tidak hanya mengubah file berformat DOC ke format HTML, namun juga ke dalam format terbuka lainnya seperti PDF dan ODT. Format HTML sangat cocok jika file akan ditayangkan di situs web, karena format HTML adalah format yang paling sederhana dan berukuran kecil. Kelebihan format PDF adalah dapat dibaca disemua sistem operasi atau platform, dan tetap dapat dibaca meskipun dalam keadaan offline. Format PDF tidak dapat diedit. Format ODT adalah format yang bersifat open atau terbuka, dan dapat dibaca disemua sistem operasi selama tersedia pengolah katanya, namun tetap dapat diedit. Kelebihan format ODT adalah tahan terhadap berbagai virus yang biasa menyerang DOC. Bahkan jika menggunakan format ODT, konversi ke format PDF atau DOC tidak membutuhkan program khusus, cukup menggunakan pengolah katanya.

Berdasarkan identifikasi awal, jumlah dokumen penyelenggaraan pemerintahan atau prosedur yang ada di lembaga mencapai 1030 buah. Tentunya hal ini menjadi pekerjaan yang besar dan lama jika harus mengubah ke dalam format-format yang sudah lazim, HTML, PDF dan ODT.

Pekerjaan elektronisasi dokumen penyelenggaraan pemerintahan akan menjadi pekerjaan yang lebih besar lagi jika di dalamnya termasuk pekerjaan untuk mengumpulkan berbagai produk hukum, baik yang dihasilkan oleh lembaga sendiri, maupun lembaga lain. Hingga saat ini belum ada data persis mengenai jumlah perka yang telah diterbitkan oleh lembaga. Belum lagi jumlah peraturan perundang-undangan yang dirujuk oleh lembaga. Produk hukum ini bisa berupa Undang-Undang, Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, Instruksi Presiden, Peraturan Menteri, Keputusan Menteri, dll. Produk hukum lain yang mungkin digunakan oleh lembaga adalah produk hukum yang berasa dari Bapeten dan IAEA.