Masalah di Mail Server : masalah umum webmail

Masalah email kalau di-break down bisa jadi akan banyak sekali. Namun secara global dapat dikelompokkan ke dalam 3 masalah besar, yaitu masalah :

1. koneksi
2. mail server
3. mail box user

Masalah pada koneksi :

1. Perangkat keras PC
2. Perangkat lunak di dalam PC (misal web browser dan mail client)
   
3. Putusnya koneksi dari PC ke Gateway
4. Gateway/Router
5. Putusnya koneksi dari Gateway ke Internet
6. Kepadatan koneksi ke Internet

Langkah mengisolasi masalah :

1. Gunakan PC untuk browse ke Google. Jika bisa mencari kata ke Google, berarti tidak ada masalah dengan koneksi.
2. Gunakan perintah baris "ping" ke alamat www.detik.com. Dengan perintah ini dapat diketahui apakah koneksi padat atau terputus.
   
3. Gunakan perintah baris "traceroute" di Linux atau perintah baris "tracert" di Windows untuk mengetahui kualitas koneksi di setiap simpul yang dilewati. Traceroute diarahkan ke alamat mail server untuk mengetahui simpul mana yang bermasalah.
   
4. Gunakan setidaknya 2 (dua) PC lain, untuk meyakinkan bahwa tidak ada masalah dengan koneksi. Sebenarnya tidak harus menggunakan PC rekan lain, bertanya ke 2 (dua) rekan lain saja sudah cukup.

Masalah pada mail server :

1. Server hang
2. Service stop
3. Server over load (terlalu sibuk)
4. Free space menipis
   

Langkah mengisolasi masalah :

1. Bertanya kepada 2 (dua) rekan lain pengguna webmail untuk memastikan bahwa mereka bisa mengakses webmail.
   
2. Coba login menggunakan PC lain.
   
3. Gunakan account "tester". Jika menggunakan account tester sukses, berarti tidak ada masalah dengan mail server.
4. Gunakan perintah "ping" ke mail server untuk memastikan mail server UP.
5. Masuk ke halaman awal ke webmail (tidak perlu login).

Untuk masalah free space menipis, ini adalah masalah pada sisi pengelola. Biasanya pengelola lalai menghapus file di folder tmp. Folder tmp bisa penuh karena aada kegagalan dalam menyalin file. Informasi lanjutan, bisa lihat di artikel lain.

Masalah pada mail account user :

1. Inbox terlalu banyak
2. Kuota menipis atau di bawah 50%
   
3. Lupa password

Langkah mengisolasi masalah :

1. Pastikan INBOX di bawah 1500 email.
2. Pastikan kuota masih di bawah 50%.
3. Lakukan login di saat jam-jam sepi. Jika berhasil, kurangi INBOX, hapus email yang tidak perlu sedemikian rupa sehingga kuota bisa di bawah 50%.
   
4. Bagi yang lupa password, Admin tidak bisa membantu mengetahuinya. Namun Admin bisa menggantinya dengan password baru. Setelah mendapat password baru, silahkan ganti lagi sesuai kehendak hati.

Bagi pengguna biasa, sulit rasanya melakukan diagnose awal, untuk itu sebaiknya :

1. Bapak/Ibu mendatangi Admin di PPIN
   
2. Petugas satker yang ditunjuk mendatangi Bapak/Ibu
3. Petugas dari PPIN mendatangi Bapak/Ibu