Kunjungan ke ULP UPN Jawa Timur di Surabaya

Awalnya kontaknya adalah Pak Fadly Ansori sesuai nama yang ada di web LKPP. Setelah dihubungi, ybs merujuk ke Pak Sukirno. Setelah bersedia ditemui, akhirnya meluncur ke UPN Jatim.

Setelah bertemu dengan Pak Sukirno, diketahui bahwa beliau adalah Sub Admin Agency LPSE UPN Jatim. Selain ditemui oleh Pak Fadly (Admin SIRUP) dan Pak Sukirno (LPSE), ditemui pula oleh Pak Lili (Ka ULP) dan Pak Udin (PPK). Saat ini, LPSE menginduk ke ITS. ITS juga melakukan pendampingan saat proses pengadaan. LPSE UPN juga belajar dari LPSE Unnes. Tahun 2016 ada 22 - 28 paket pengadaan, 11 paket diantaranya adalah konstruksi dan 11 lainnya adalah pengadaan barang.


UPN Jatim mulai mendapatkan DIPA pada awal semester 2 tahun 2015. Sebelumnya dibawah Yayasan Kemhan.
Saat ini jumlah personil pokja ada 5 orang, dan sudah bersertifikat. Terdiri dari dosen, struktural dan tendik. Ke depannya sedang melatih 18 orang untuk mendapatkan sertifikat pengadaan nasional. Dengan asumsi per unit kerja butuh 2 orang. Di UPN ada 2 unit di Rektorat dan 7 unit di fakultas-fakultas.
Paket yang dimasukkan di SIRUP baru 1 (satu) yaitu pengadaan bandwidth (buku?). Padahal seharusnya semua paket, baik yang akan dilelang, yang sudah dilelang, atau sedang dilelang atau bahkan swakelola, perlu dimasukkan ke dalam SIRUP 2016. Untuk tahun 2017 sudah kita sarankan untuk segera mematuhi ketentuan untuk memasukkan paket ke dalam SIRUP, setidaknya untuk antisipasi pemberlakukan SPSE v4. Karena setiap paket yang akan dilelang pada tahun 2017 harus memiliki kode RUP.

Dalam pertemuan tersebut, kita utarakan mengenai fasilitas pelatihan yang bisa diberikan, misal SIRUP, Pokja (termasuk e-tendering dan e-katalog), dan ULP. Pelatihan dilakukan di Gedung II BPPT Lt. 18.

Kita jelaskan bahwa Pokja bisa diisi oleh PNS dan Non PNS, selama memiliki sertifikat pengadaan nasional.

Yang ditanyakan pihak UPN Jatim:
1. Pak Lili (Ka ULP) menanyakan status surat usulan ULP ke Menristekdikti.
2. Cara menggabung paket untuk dilelangkan apabila sudah ada di SIRUP, termasuk penentukan kode RUP.

Kendala serapan versi PPK :
1. Ketidaktahuan pengusul terhadap barang yang mau diadakan
2. Spesifikasi barang tidak jelas, tidak rinci

Yang perlu diperhatikan :
1. Lengkapi diri dengan surat tugas
2. Kontak penghubung seminggu sebelum kedatangan
3. Bawa daftar pertanyaan standar
4. Bawa fasilitas pelatihan yang diberikan LPSE Kementerian
5. Bawa syarat-syarat untuk bergabung dengan LPSE Kementerian, syarat administrasi dan SDM