Prosedur Pengelolaan Webmail Server

Supaya Mail Server tetap berjalan normal, sebaiknya dilakukan hal-hal sbb secara rutin, minimal seminggu sekali:
1. Update paket : Webmin -> System -> Software Package Update
2. Update webmin-nya. Kalau sudah di-update, yang lama bisa dihapus. Misal sekarang versi 1.700, maka versi 1.690 bisa dihapus. Hapus folder /usr/local/src/webmin-1.690 pakai perintah baris rm dengan opsi -rf. Opsi -rf akan menghapus folder beserta isi-isinya.
3. Hapus akun-akun yang tidak aktif (pensiun, pindah, meninggal, keluar): System -> Users and Groups -> pilih user yang dikehendaki
4. Selalu cek quota atau ruang bebas yang tersedia atau sis, baik melalui webmin atau SSH. Melalui webmin dengan menu System Information
5. Catat tipe persis dari hard disk yang digunakan untuk memudahkan untuk pengadaan hard disk tambahan. Bila perlu di foto. Bisa juga lihat dari webmin -> hardware -> SMART Drive Status. Misal akan terlihat : SATA device A (ATA ST3120813AS) dan SATA device B (ATA WDC WD30EFRX-68A). Kalau di klik show akan terlihat informasi lebih rinci, termasuk kapasitas dan serial number nya.
6. Perbaharui sertifikat SSL-nya

Hard disk yang mungkin bisa digunakan :

1. WESTERN DIGITAL SE 3TB 7200 RPM 64MB Cache SATA 6.0Gb/s 3.5" Internal Hard Drive [WD3000F9YZ],  Harga Rp 3,159,720.00
2. WESTERN DIGITAL WD AV-GP 3TB 64MB Cache SATA 3.0Gb/s 3.5-Inch [WD30EURS],  Harga Rp 1,509,120.00
3. WESTERN DIGITAL Red NAS Hard Drive 3TB IntelliPower 64MB Cache SATA 6.0Gb/s 3.5-Inch [WD30EFRX],  Harga Rp 1,615,230.00
4. WESTERN DIGITAL Caviar Green 3Tb 5400Rpm 64Mb Sata 6/Gbs [WD30EZRX],  Harga Rp 1,403,010.00
5. WESTERN DIGITAL 4 TB WD Green SATA III 5400 RPM 64 MB Cache Bulk/OEM Desktop Hard Drive [WD40EZRX],  Harga Rp 1,945,350.00
6. WESTERN DIGITAL WD AV-GP 4TB IntelliPower 64MB Cache SATA 6.0Gb/s 3.5-Inch [WD40EURX],  Harga Rp 2,133,990.00
7. WESTERN DIGITAL Performance-Oriented Caviar Black 4T / 64MB / SATA.3Hard Drive [WD4003FZEX],  Harga Rp 3,171,510.00
8. WESTERN DIGITAL Red NAS Hard Drive 4TB IntelliPower 64MB Cache SATA 6.0Gb/s 3.5-Inch [WD40EFRX],  Harga Rp 2,287,260.00
9. WESTERN DIGITAL SE 4TB 7200 RPM 64MB Cache SATA 6.0Gb/s 3.5-Inch [WD4000F9YZ],  Harga Rp 3,961,440.00

Sumber : http://www.anugrahpratama.com/category/western-digital-harddisk/all/

Mengetahui Tipe Hard Disk di Linux

Untuk mengetahui tipe hard disk juga bisa menggunakan perintah baris :
[root@webmail ~]# smartctl --all /dev/sdb
smartctl 5.42 2011-10-20 r3458 [i686-linux-2.6.18-371.6.1.el5.028stab112.3PAE] (local build)
Copyright (C) 2002-11 by Bruce Allen, http://smartmontools.sourceforge.net

=== START OF INFORMATION SECTION ===
Device Model:     WDC WD30EFRX-68AX9N0
Serial Number:    WD-WMC1T2358141
LU WWN Device Id: 5 0014ee 60324ceb8
Firmware Version: 80.00A80
User Capacity:    3,000,592,982,016 bytes [3.00 TB]
Sector Sizes:     512 bytes logical, 4096 bytes physical
Device is:        Not in smartctl database [for details use: -P showall]
ATA Version is:   8
ATA Standard is:  ACS-2 (revision not indicated)
Local Time is:    Thu Sep  4 11:01:12 2014 WIB
SMART support is: Available - device has SMART capability.
SMART support is: Enabled

Untuk server yang lain :
[root@webmail2 ~]# smartctl --all /dev/sdb
smartctl 5.39.1 2010-01-28 r3054 [x86_64-unknown-linux-gnu] (local build)
Copyright (C) 2002-10 by Bruce Allen, http://smartmontools.sourceforge.net

=== START OF INFORMATION SECTION ===
Device Model:     WDC WD30EFRX-68AX9N0
Serial Number:    WD-WMC1T2394842
Firmware Version: 80.00A80
User Capacity:    3,000,592,982,016 bytes
Device is:        Not in smartctl database [for details use: -P showall]
ATA Version is:   9
ATA Standard is:  Exact ATA specification draft version not indicated
Local Time is:    Thu Sep  4 11:03:30 2014 WIT
SMART support is: Available - device has SMART capability.
SMART support is: Enabled

Dapat dipastikan bahwa kedua server menggunakan hard disk yang sama.

Trik Mengetahui Aktifitas Akun Email

Salah satu trik untuk mengetahui aktifitas sebuah akun email adalah mengetahui kapan terakhir mengirim email. Ternyata ini bisa dicek dari tanggal folder ".Sent" yang ada di setiap INBOX.Untuk melihat secara keseluruhan, bisa juga diakali dengan menjalankan perintah baris dari folder email, lalu :

# ls -l ./*/Maildir/.Sent/ 

Dimana * adalah pengganti nama folder personal dari si pemilik akun.
Jika hasil perintah baris ini mau disimpan dalam sebuah file, lalukan re-direct ke file tertentu.

# ls -l ./*/Maildir/.Sent/ > data_sent.txt

Menyalin File Mail Server ke Local

Setelah melakukan pengambilan data penggunaan email dan disimpan dalam sebuah file "data_sent.txt", selanjutnya adalah meng-copy file tersebut dari komputer remote (Mail Server) ke komputer lokal supaya bisa diolah lebih lanjut. Misal komputer remote adalah 192.168.125.8 dan komputer lokalnya adalah Hulk.

msmunir@Hulk:~$ scp msmunir@192.168.125.8:/home/ristek/msmunir/data_sent.txt /home/msmunir/data_sent.txt
msmunir@192.168.125.8's password: 
data_sent.txt                                 100%  209KB 208.6KB/s   00:00    

Cara Menghapus Akun

Masuk Webmin lalu klik menu System - Klik Users and Groups - Isi Search text : .... - klik Find - checklist akun yang akan dihapus - klik Delete Selected Users - klik Delete Users and Home Directories
Tunggu sampai proses di bawah ini selesai
Deleting user har3 ..

    Deleting from other modules ..
    .. done
    Deleting password file entry ..
    .. done
    Removing from groups ..
    .. done
    Deleting this user's group in other modules ..
    .. done
    Deleting this user's group ..
    .. done
    Deleting home directory ..
    .. done

Selain menghapus akun dan home direktori-nya, perlu juga dihapus prefensinya di /var/www/html/www/data. Coba dari folder ini, jalankan perintah baris (misal akun yang ingin dihapus tanto):
[root@webmail data]# ls *tanto* -l
-rw-r--r-- 1 apache apache  388 Jun  6  2012 tanto.abook
-rw------- 1 apache apache 5870 Jan 13 15:20 tanto.pref
-rw------- 1 apache apache    0 Jun 27  2013 tanto.si1
-rw------- 1 apache apache    0 Jun 27  2013 tanto.sig
-rw------- 1 apache apache   89 Jan 13 14:07 tanto.words
[root@webmail data]# rm tanto.*
rm: remove regular file `tanto.abook'? y
rm: remove regular file `tanto.pref'? y
rm: remove regular empty file `tanto.si1'? y
rm: remove regular empty file `tanto.sig'? y
rm: remove regular file `tanto.words'? y

Melihat Email Masuk Yang Sudah Dibaca

Untuk melihat aktifitas suatu akun email, saya lihat 2 hal, email yang dikirim dan email yang telah dibaca. Awalnya saya hanya mengandalkan aktifitas email yang dikirim dengan cara melihat tanggal terakhir pada folder ../Maildir/.Sent/. Namun ternyata ada seorang pengguna, yaitu pujiastuti, dia adalah pembaca pasif. Ia tidak pernah berkirim email, terakhir 3 Mei 2012. Namun setelah saya ubah password dan saya bisa masuk akunnya, ternyata ia melakukan aktifitas pembacaan email.

Berdasarkan kasus ini, akhirnya saya mencoba mencari tahu apa indikator suatu email yang masuk sudah dibaca. Ternyata ini hanya bisa dilihat melalui SSH. Yaitu dengan melihat semacam flag yang ada di file pada folder ../Maildir/cur/. Melihat flag ini, cukup melihat akhiran setiap file. Akhirannya bisa bermacam-macam, misal S, RS, FS, Sa, RSa. Nah, kalo gak ada akhiran semacam ini, pertanda email masuk belum dibaca atau belum dibuka.

Dengan melihat email-email terakhir saja, bisa diduga, ybs tidak pernah membaca email, alias tidak pernah membuka atau tidak pernah login.

# ls -l -h /home/xxxx/ybs/Maildir/cur
1401692274.V811I97f00f2M978983.webmail.xxxxxx.go.id:2,FRS
1410424957.V811I99b001fM458379.webmail.xxxxxx.go.id:2,FS
1410424969.V811I99b0025M672877.webmail.xxxxxx.go.id:2,RS
1411263263.V811I97d0002M190761.webmail.xxxxxx.go.id:2,S
1411314135.V811I9830021M343776.webmail.xxxxxx.go.id:2,
1411388999.V811I88bc2dbM803645.webmail.xxxxxx.go.id:2,S
1411398410.V811I97d000fM61923.webmail.xxxxxx.go.id:2,S
1411465599.V811I88bc2b0M857905.webmail.xxxxxx.go.id:2,
1411466592.V811I88bc321M223099.webmail.xxxxxx.go.id:2,S

Yang belakangnya gak ada akhiran S, RS, FS, FRS, dianggap belum pernah dibuka.

Melihat Aktifitas Login terakhir

[root@webmail ~]# more /home/ristek/abc/.last_login_imap_tanggal
Thu Oct 16 09:55:58 2014
[root@webmail ~]# more /home/ristek/abc/.last_login_pop3__tanggal
/home/ristek/abc/.last_login_pop3__tanggal: No such file or directory
[root@webmail ~]# more /home/ristek/abc/.last_login_imap_unixtime
1413428158
[root@webmail ~]# more /home/ristek/abc/.last_login_pop3__unixtime
/home/ristek/abc/.last_login_pop3__unixtime: No such file or directory

Dengan melihat hasil 4 macam perintah baris di atas, cukup 2 perintah teratas yang digunakan.