Sekilas tentang hasil rapat pembuatan Rancangan Perka Keterbukaan Informasi Publik (KIP) di Wisma Cipanas pada Jum'at 21 Mei 2010. Kegiatan ini adalah rapat ke 3 dalam rangka pembuatan perka. Sebelumnya pernah dilakukan rapat di Kantor Pusat pada 11 Mei 2010.
Dukungan PPIN terhadap pelaksanaan KIP adalah dukungan Teknologi Informasi. Dukungan tersebut bisa meliputi :
- Penyediaan formulir elektronik yang bersifat online (web based)
- Pembuatan laporan pelaksanaan kepada Komisi Informasi yang bersifat serta merta dan online
- Otomatisasi proses pemberian informasi
- Pelacakan proses pemberian informasi
Untuk butir pertama, yaitu pembuatan formulir elektronik akan sangat memudahkan pembuatan pelaporan pelaksanaan secara serta merta (
instant) dan pelacakan proses pemberian informasi. Untuk itu tampaknya perlu penyeragaman proses permintaan informasi tersebut kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Pada Rancangan Perka dalam Pasal 10, permintaan bisa dilakukan melalui 2 cara, yaitu tertulis dan tidak tertulis. Sementara dalam Pasal 11, permintaan bisa dilakukan dengan beberapa cara, yaitu secara langsung, surat elektronik, surat, faksimili, dan cara lain.
Dari uraian ini tampaknya cara permintaan bisa dilakukan dengan banyak cara, padahal untuk memudahkan pelacakan proses pemberian informasi dan pelaporan pelaksanaan, sebaiknya hanya diijinkan satu cara saja, yaitu secara elektronik. Ini seperti cara penerimaan CPNS yang full electronic sejak beberapa tahun terakhir. Jadi cara-cara elektronik penuh tidak perlu diragukan lagi, baik di sisi pengelola maupun di sisi publik atau masyarakat. Hal ini sekaligus untuk membudayakan proses elektronik yang lebih transparan (
e-government).
Namun demikian jika ada permintaan yang dilakukan tanpa elektronik tetap dimungkinkan dengan difasilitasi oleh Petugas
Information Desk. Misal, jika ada permintaan informasi melalui telpon, maka Petugas
Information Desk akan membantu memasukkan data ke dalam sistem elektronik. Begitu juga permintaan informasi yang diajukan melalui faksimili, sesegera mungkin Petugas
Information Desk memasukkan data ke dalam sistem elektronik. Permintaan melalui surat tercatat juga bisa diproses dengan cara seperti ini. Untuk itu, sangat diharapkan sekali bahwa proses pemasukan data (
entry data) sesegera mungkin dilakukan mengingat sistem akan mencatat jam dan tanggal secara otomatis ketika pemasukan data dilakukan.
Untuk Pemohon Informasi Publik yang datang pun, diharuskan mengisi formulir elektronik. Jika si pemohon tidak bisa menggunakan formulir elektronik, wajib dibantu oleh Petugas
Information Desk. Formulir yang telah diisi kemudian dicetak (misal 2 kali) untuk kemudian ditandatangani. Karena formulir elektronik ini bersifat
online, Pemohon Informasi Publik yang datang ke Satker, bisa juga diperlakukan seperti cara-cara di atas, atau disesuaikan dengan situasi dan kondisi. Yang penting data bisa dimasukkan ke dalam sistem secara cepat.
Cara-cara elektronik penuh akan memungkinkan pemberian nomor registrasi kepada setiap Pemohon Informasi Publik. Apakah ia meminta secara tertulis, tidak tertulis (telpon), langsung, surat elektronik, surat, faksimile, dll. Penggunaan elektronik secara penuh akan sangat memudahkan Pimpinan, PPID utama, PPID Pembantu melakukan pemantauan proses pemberian informasi. Tinggallah bagaimana menyediaan infrastrukturnya, misal jaringan komputer, PC dan printer. Mudah-mudahan penyediaan ini tidaklah terlalu sulit untuk dilakukan.
Dari hasil rapat tersebut, tampaknya hal-hal seperti di atas akan dimasukkan ke dalam Juklak yang akan dibuat kemudian. Mengingat pembuat Juklak adalah pihak lain (BSDM), mungkinkah pemikiran ini bisa terakomodasi dalam juklak?
Untuk menjawab pertanyaan, apakah ruang server (NOC) aman ditinggal selama liburan panjang? Untuk itu perlu ada sensor yang bisa mengukur kondisi ruangan, baik suhu maupun kelembaban. Hasil pengukuran bisa dipantau dari jarak jauh. Atau bisa mengirim peringatan dini bila suhu melampui batas ambang. Salah satu alat yang mungkin cocok dengan kebutuhan tersebut adalah Low Cost Ethernet Termometer. Alat ini produk dari www.cometsystem.cz dari Republik Czech, Eropa Timur.
